บัตรคีย์การ์ด มีลักษณะเป็นบัตรพลาสติกแข็ง รูปร่างสี่เหลี่ยมผืนผ้า ในปัจจุบันมีหลากหลายรูปแบบ นั่นก็คือมีลักษณะเป็นบัตรคีย์การ์ดแบบอ่อน สามารถใส่เข้าไปในเครื่องพิมพ์ได้ เพื่อใช้พิมพ์รูป หรือข้อมูลที่เราต้องการลงบนบัตรได้ หรือบัตรคีย์การ์ดแบบคีย์แท็ก ที่มีลักษณะกลมแบน มีขนาดใหญ่ประมาณเหรียญ 10 บาท มีให้เลือกหลายสี
บัตรคีย์การ์ดใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า RFID (Radio Frequency Identification) คือมีการรับ-ส่งคลื่นวิทยุระหว่างบัตรคีย์การ์ดและเครื่องรับสัญญาณ ซึ่งเมื่อเครื่องอ่านได้รับสัญญาณแล้ว จะทำการส่งคำสั่งไปยังฐานข้อมูลอีกครั้ง ซึ่งจะใช้ในการบันทึกเวลา หรือใช้ติดตั้งคู่กับประตูคีย์การ์ดก็ได้
ราคาของบัตรคีย์การ์ดในปัจจุบันอยู่ที่ 15 – 20 บาท อาจจะสูงหรือต่ำกว่านี้ ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบัตรคีย์การ์ด และปริมาณในการซื้อแต่ละครั้งของลูกค้า และการเลือกซื้อบัตรคีย์การ์ดแต่ละประเภท ต้องเลือกซื้อให้ตรงกับเครื่องอ่านบัตรคีย์การ์ดด้วย ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถใช้งานได้นั่นเอง
การเลือกซื้อบัตรคีย์การ์ดควรจะเลือกตัวแทนจำหน่ายที่มีสินค้าให้เลือกมากหน่อย และปริมาณสินค้าเพียงพอต่อความต้องการของเรา และที่สำคัญ เงื่อนไขในการรับประกัน เช่นถ้าเราซื้อมาทั้งหมด 100 ใบ แต่ใช้ได้จริงๆ 90 ใบ อีก 10 ใบที่มีปัญหาทางร้านต้องเปลี่ยนใหม่ให้กับเราทันที